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关于新冠肺炎疫情防控期间财务报销有关事项的通知

     作者:财务处   来源:中国足球竞彩网首页 点击数: 次      发布时间:2020-02-23

所属各单位:

为进一步贯彻落实院、所关于“防疫工作和业务工作两手抓两手硬”要求,在切实做好安全防护的前提下,开展2020年财务报销工作,经研究决定于2月24日正式开账报销,现将有关事项通知如下:

一、财务报销全面采取网上报销方式-“零接触”报销。即在财务系统填报报销单据,报销附件(含发票、合同等)纸质单据全部扫描或拍照上传(纸质单据暂不提交业务部门和财务处,请大家保存好)。有关审核部门通过财务系统下载查阅附件审核单据。审核单据发现问题均通过微信、QQ、财务系统退回等方式处理。

二、目前可使用的相关经费情况

目前零余额账户科研项目经费已在财务系统里设置好预算(创新工程项目除外,等待分配方案明确后方可使用)可以正常使用,自有户科研项目预算均能正常使用。大家可以先在财务系统里核对下本研究组项目预算,如有问题请及时与财务处联系。

三、关于公务卡还款事宜

财务处实行“零接触”报销期间,发生的公务卡消费事项,暂不进行公务卡还款。具体操作由职工自行还款,在财务系统填写报销单时,统一勾选报现金,财务汇款至工资卡里。提醒:2月公务卡还款日为3月14日前。

四、由于目前处于疫情防控的严峻时期,首次尝试全面网上审核单据,上传附件具体要求如下:

1、附件材料请务必清楚明了,因为不看纸质单据,审核全依靠电子附件,所以上传附件须清晰可见,特别是发票内容金额、合同金额等重要信息。

2、财务系统上传附件目前支持一个压缩包(30M以内),请对附件扫描或照片整体压缩后上传。

3、具体报销单据上传附件要求:

(1)专家费、劳务费暂无上传附件接口,请直接填写报销系统即可。待财务处审核时再与报销人联系,拍照专家、劳务人员签字单。

(2)材料费报销。

线上采购的单据:上传发票、物资采购平台单据截图,注意发票金额与订货单据金额衔接一致。

线下采购的单据:上传发票、线下采购审批单(若后勤尚未签字的可附微信、QQ审核截图)、明细清单(清单过多的可拍照汇总金额部分)。

(3)会议费报销。附发票、会议通知、签到表(第一页和最后一页)、定点会议结算单等。

(4)版面费、专利费等报销。附发票、发表论文、专利使用等通知材料即可(若页数较多的可选取有重要信息的一页即可)

(5)邮电费报销。附快递公司电子发票压缩打包。

(6)公务交通费报销。附出租车票、租车公司发票、租车合同、租车使用结算单、后勤钉钉审核截图等。附出租车票附件时注意,一张粘贴单少量粘贴(票面金额须显露出来)。

(7)差旅费报销。附交通工具票据、住宿费发票及其他费用票据等。请尽量整理好顺序,与报销信息一致,便于核对。

(8)固定资产报销。附发票和采购合同。

(9)借开发票及经费认领。附合同、任务书、开具电子发票信息表等。原则上开具电子发票,不开具纸质发票,并暂不能开具增值税专用发票,请务必与公司提前沟通。电子发票模板已上传财务系统通知公告栏,请及时下载。

五、留存并补交纸质单据的相关要求

请大家务必注意,采取网上报销上传全部附件不等同于不再留存纸质单据,所有财务报销的纸质单据全部留存整理好,等疫情防控结束后再统一补交至财务处。请所属各单位务必按报销单据顺序归档留存好纸质单据!若出现纸质单据与网上报销信息不符的情况,将按照财务相关规定予以退款处罚处理。

六、关于报销时效性的问题

按照所里统一要求,财务处每天安排1人所区办公,其余职工居家线上办公,再加上审核电子附件的全新形式,可能会对报销效率产生一定影响,请大家见谅。若有紧急单据请单独联系,另行加急处理。

全面上传附件确实为财务报销带来一定程度的不便,实乃非常时期的不得之举,请各位老师理解并支持,更请按照上述临时规定执行。因为首次试用这种报销方式,会有考虑不周之处,如有任何问题、建议请及时与财务处联系,我们将在第一时间给予回复、解决和改进。

 

联系方式:

杨茜(13810713190):全面负责

石纯洁(13426201023):零余额账户报销

车亚冬(18311070816):自有户账户报销和认领横向经费

李煜(17733476792):学生、博士后工资和中保公司结算

隋欣欣(13811379653):固定资产报销

汪淼(13466393068):科研经费认领、编辑部经费认领、财务系统预算设置

高晓鹿(13811328822):汇款和开具电子发票

 

 

财务管理处

2020年2月23日